Virtuelt kontor: betingelser og datasikkerhed

Betingelser for oprettelse af virtuelt kontor

I henhold til hvidvaskloven pålægger Erhvervsstyrelsen alle udbydere af virtuelle kontorer at følge en række procedurer angående kundeidentifikation. Dette er en del af regeringens strategi til bekæmpelse af hvidvask af penge og finansiering af terrorisme.

V74 er derfor lovmæssigt forpligtet til at anmode nye kunder om information angående f.eks. virksomhedens formål, ejerforhold og aktivitet i andre lande. Vi er også forpligtet til at anmode om kopi af billed-ID og sygesikringskort fra firmaets reelle ejere.

Er et firma ikke i stand til at opfylde disse krav, er det ikke muligt at oprette et virtuelt kontor – hverken hos os eller andre udbydere af virtuelle kontorer.

Det er ligeledes ikke muligt at få et virtuelt kontor til sin virksomhed, hvis ikke firmaet allerede er registreret med et dansk CVR-nummer. Ønsker man et virtuelt kontor til en virksomhed, der endnu ikke er oprettet, skal man derfor først oprette firmaet på en anden midlertidig adresse (dette gøres typisk på en ejers hjemmeadresse). Herefter kan man ansøge om et virtuelt kontor.

Vi tilbyder kun virtuelle kontorer til danske virksomheder. Ønsker man en dansk adresse til en udenlandsk virksomhed, skal man i de fleste tilfælde søge hjælp hos en advokat.

Verifikation af identitet

Alle reelle ejere af et firma er forpligtet til at indsende dokumenter til personlig identifikation. Det er ligeledes et lovmæssigt krav, at de reelle ejere skal møde fysisk op på V74s adresse, så deres identitet kan verificeres. I visse tilfælde, hvor en ejer for eksempel opholder sig langt fra København, kan et online møde arrangeres.

Danske ejere skal indsende følgende to dokumenter:

• Sygesikringskort
• Billede-ID (kørekort eller pas)

Ikke-danske reelle ejere skal indsende billed-ID og bevis på nuværende firmaadresse.

Accepterede typer af billed-ID for ikke-danske ejere:

• Pas (minimum 6 måneder til udløbsdatoen)
• EU/EEA kørekort med billede
• Opholdstilladelse type F eller D (lamineret kort med foto)
• Identitetskort som er gyldigt for ind- og udrejse i Danmark

Accepterede typer af bevis på firmaadresse for ikke-danske ejere:

• El-, vand-, varme- eller telefonregning
• Årlig skatteopgørelse eller forsikringspolice for lejemålet
• Kommerciel lejefaktura
• Bankkontoudtog (kontoudtog skal downloades direkte fra banken – foto er ikke accepteret)

Dokumentkrav: Dokumenter, der beviser firmaadresse, skal være dateret inden for de seneste 3 måneder; alle fire hjørner skal være synlige; skal tydeligt vise hele adressen og firmanavn.

Datasikkerhed og behandling af personoplysninger

I overensstemmelse med den generelle databeskyttelsesforordning (GDPR) og databeskyttelsesloven opbevares alle oplysninger, der er indsamlet om ejerne og virksomheden, sikkert og vil kun blive brugt til at opfylde vores juridiske krav.

Håndtering af post og personoplysninger

Når du benytter vores service med virtuel kontoradresse, kan vi på anmodning og med dit skriftlige samtykke åbne, scanne og videresende din post til dig. Vi læser ikke indholdet af breve – vi åbner blot konvolutten og scanner dokumenterne. Behandlingen af personoplysninger i forbindelse hermed sker udelukkende på baggrund af dit udtrykkelige samtykke jf. GDPR’s artikel 6, stk. 1, litra a. Samtykket kan til enhver tid trækkes tilbage ved skriftlig meddelelse til os.

Typer af oplysninger Vi behandler de oplysninger, der måtte fremgå af din post, herunder, men ikke begrænset til:

• Navne, adresser og kontaktoplysninger
• Forretningsmæssige oplysninger (f.eks. fakturaer, kontrakter, korrespondance)
• Andre personhenførbare oplysninger

Behandling og opbevaring

• Posten åbnes kun af autoriseret personale og scannes i et sikkert miljø.
• Scannede dokumenter slettes umiddelbart efter videresendelse via e-mail, medmindre du anmoder os om at gemme dem.
• Originalposten destrueres (makuleres) umiddelbart efter scanning, medmindre du anmoder os om at opbevare den.

Sikkerhedsforanstaltninger Vi træffer passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre dine oplysninger mod uautoriseret adgang, tab eller misbrug, herunder:

• Adgangskontrol til fysisk post
• Krypteret lagring af scannede dokumenter
• Begrænset adgang for medarbejdere

Dine rettigheder Du har ret til:

• At trække dit samtykke tilbage
• At anmode om indsigt i, berigtigelse eller sletning af dine oplysninger
• At anmode om begrænsning af behandlingen
• At modtage dine oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format
• At indgive klage til Datatilsynet (www.datatilsynet.dk)

Videresendelse og datadeling Vi videresender udelukkende scannede dokumenter til den af dig angivne e-mailadresse. Vi deler ikke dine oplysninger med tredjeparter, medmindre dette er nødvendigt for at overholde lovgivningen.

Kontakt Spørgsmål om vores behandling af dine oplysninger kan rettes til: V74 ApS, Vesterbrogade 74, 1620 København V, Danmark, E-mail: hello@v74.dk, Telefon: +4553702433